電子定款認証のしくみ
電子定款の認証の特徴は、紙に氏名を書いてハンコを押す署名の代わりに電子文書に電子署名をする点と、法務省の登記・供託オンライン申請システムの申請用総合ソフトを使用して、PDF化した定款を送信する点にあります。
また紙で定款認証するのに比べて収入印紙代４万円が不要となり、費用が安くなるなどのメリットがあります。
電子定款だと４万円安くなる
上記の通り、電子定款で認証すると紙で定款認証するのに比べ、収入印紙代４万円が不要になります。費用が安くなるのですが、揃えなければならない機器やソフトウェアがあるので、場合によっては紙の定款以上に費用や手間がかかることがあります。
税金の電子申告などの手続きの経験がある場合には、機器も揃っていて比較的進めやすいかと思いますが、知識や経験がない人だと、専門家に依頼するか紙の定款で進めたほうが、かえって早く安く済むかもしれません。
電子定款に必要な機器やソフトウェアについて
電子定款を作成するには、いくつかの機材やソフトウェア、証明書などが必要です。以下はマイナンバーカードを利用する場合の必要な機器、ソフトウェアになります。
・電子定款作成に必要なもの(マイナンバーカード使用時）
- マイナンバーカード（電子証明書付き）
本人確認と電子署名に使用します。 - 公的個人認証サービス（JPKI）で電子証明書を取得する。
公的個人認証サービス（JPKI：Japanese Public Key Infrastructure）とは、インターネット上で安全かつ確実に本人確認を行うための仕組みです。主にマイナンバーカードに搭載された電子証明書を使って、オンライン手続きや電子署名を行う際に利用されます。
・公的個人認証サービス（クリックでHPへ飛びます） - ICカードリーダライタ
マイナンバーカードをパソコンで読み取る為に必要です。スマホで代用できる場合もありますが、対応しているか確認が必要です。 - パソコン
定款の作成・PDF変換・電子署名・オンライン申請など、すべての作業に必要です。 - ワープロソフト（Microsoft Wordなど）
定款を作成するために使用します。 - PDF作成ソフト（Adobe Acrobatなど)
Word等で作成した定款をPDFに変換し、電子署名を行います。 - 電子署名プラグインソフト
登記・供託オンライン申請システムが提供する『PDF署名プラグイン』などが該当します。
・PDF署名プラグインソフトダウンロードはこちら（クリックでHPへ飛びます） - 登記・供託オンライン申請システムの利用者登録
電子定款を公証役場に提出するために必要です。『申請用総合ソフト』をダウンロードします。
・申請用総合ソフトダウンロードはこちら（クリックで飛びます）
以上が電子定款を作成するときの必要な機器やソフトウェアですが、マイナンバーカードの電子証明書は原則として個人の私的利用に限定されており、法人や第三者のための手続きには適していません。弊所では行政書士が業務として電子定款を作成・認証手続きをしますので、マイナンバーカードではなく、『セコムのG-ID（行政書士電子証明書）』を使用しています。認証局発行の証明書で、士業向けに発行され、業務としての電子署名に適しています。
